是什么让物质管理如此重要、如此广泛、如此迅速?面对每年管理成千上万来自内部和外部来源的新法律事务的挑战，公司法律团队认识到手动管理这一过程已经没得选了。

它们不仅需要在物质的整个生命周期中实现自动化和控制，法律团队需要一个集中的信息源管理开业事项的日常流程，管理工作流程和报表的运行。

到底什么是物质管理?事务管理(也称为法律事务管理)涉及管理所有与公司法律业务有关的活动。这与case不同管理，指律师事务所所特有的活动。

为了真正有效，一个事务管理解决方案应该支持所有公司法律事务类型，这可能包括各种任务:

• 争议及诉讼
• 合同与交易
• 知识产权
• 索赔
• 法律研究
• 治理和遵从

为什么法律运营团队在全球范围内涌向集中化、自动化、流线型的方法?我们将在下面探讨其好处，但让我们首先看看推动Legal Ops摆脱“传统”流程和方法，转向事项管理软件平台的挑战。

是什么挑战驱使公司法律走向事务管理?

一项由霍布森公司对由物质管理软件提供的ROI进行了揭示两个关键的业务挑战这种类型的解决方案。通过对几家美国大公司的助理法律总顾问、IT总监、法律运营总监和行政总监的采访，我们发现这两个挑战是:

1. 缺乏标准化的流程
2. 管理外部律师的低效系统

现在让我们仔细看看每一个。

挑战#1:缺乏标准化流程

缺乏标准化的流程会造成负面涟漪效应贯穿整个物质生命周期。没有适当的渠道会影响一切，从开启新事项到管理现有事项，再到在生命周期的任何阶段报告事项。

“虽然从技术的角度确定你想要达到的目标和原因非常重要，但在流程的管理方面做出改变也很重要。这样，你就可以为你在做的事情以及你在公司的发展方向设定标准。”

这是根据布莱恩·麦戈文，前法务首席数据官，在那里他负责全球最大的成功实施企业法务管理软件．McGovern现在是Mitratech的执行董事，他大力支持改进流程，而不仅仅是升级技术，并建立一个清晰的路线图来推动公司法律运营的成功。

如果没有适当的系统和流程，公司就不可能真正地了解他们的业务法律业务，合法的花以及他们需要做的事情。

后果呢?错过最后期限，缺少文件，低效的流程，缺乏对法律支出的可预测性和控制，这只是其中的几个例子。

开拓新业务，管理现有业务

在开设新事务、管理现有事务和报告事务进展时，没有适当的标准化流程显著降低员工效率．如果没有自动化的系统，公司就很难建立和实施标准化来简化这一工作。

更糟糕的是当公司拥有多个数据库时在使用中，它们彼此不说话，也不相互集成。手动在系统之间来回移动数据所花费的时间——以及由此产生的不可避免的数据输入错误——进一步降低了工作人员的效率和效果。

一个好的事情管理软件如何解决解决这些问题?

• 它提供了强大的工作流和集成功能自动化并与多个系统集成通过定制来连接整个业务中的人员和流程，以满足公司的独特需求。
• 它提供了单点登录、单一真相来源存储库在这里，合法员工可以找到他们工作所需的一切，为每个人创造一致性和一致性。对于每年面临数百到数万个新事务的公司来说，通过标准化和自动化流程提高员工的工作效率可以大大提高投资回报率。

汇报事宜

在公司开始实施事项管理系统之前，报告是如何工作的?以下是一家财富500强健康产品公司的运营总监在一项关于物质管理软件投资回报率的研究中，对他们自己开发的方法的报告“过程”的看法雷竞技app下载raybet:

“高级管理人员花了大量时间发邮件和打电话四处寻找和询问文件。整个过程效率非常低。”

他们面临的主要挑战，在没有统一的、集中的系统的情况下提供比隔离的电子邮件、电子表格和手动工作流更多的集成和监督?主要有两个方面:

1. 一个缺乏通道重要的数据
2. 一个缺乏洞察力进入法律支出

如果没有单一的系统，工作人员不得不整理大量的电子表格和电子邮件定位所需的数据并手动创建报告。

在这两种场景中，业务用户都依赖于技术人员(他们自己的或供应商的)来运行报告或创建报告模板，这增加了报告时间并限制了报告能力。因此，公司无法满足或优化他们的报告需求。

无法轻松访问完整的数据使得管理物质组合的任务变得繁琐给员工律师。使用手动或最新一代的软件系统，专职律师花费大量时间搜索数据，协调数据差距和不一致，并汇编他们能够用于分析和报告的内容。

在投资回报率研究中，每个公司的调查结果都是一样的。在数十名、数百名、有时甚至数千名律师中，低效的报告流程是法律部门生产力的主要消耗。

挑战2:管理外部法律顾问的低效系统

据《华尔街日报》报道，早在2012年，企业法律负责人就在外部法律顾问以及他们从法律支出中获得的价值方面引起了轩然大波哈佛商业评论：

让高管们烦恼的不仅仅是某项具体账单的规模;这是因为他们觉得自己对自己的支出和收益几乎没有影响力，而且这种责任似乎比大多数其他商业服务提供的要小得多。

当外部律师通过手工方式管理效率低下在美国，这可能会给公司带来不幸(而且代价高昂)的结果。例如，需要外部律师通过电话和电子邮件定期向员工律师提供有关事项的最新情况降低内部法律团队的生产力，但也增加了计费小时数被外部公司征收。

考虑到事务的数量和法律团队经常与不同的公司合作，这个过程是非常低效的。每当律师事务所不得不花更多时间与公司客户沟通时，计时员的账单不可避免地会增加，而处理事务的速度却会下降。

利用任何现有的公司与律师事务所的关系可以帮助公司协商较低的利率和AFA。然而，当整个法律部门难以共享信息时呢?这些机会都被错过了。

在手工或分散的系统中分配新工作和管理律师事务所的工作量也是一项挑战。

其他悬而未决的问题?

其他问题则采用分散的手工方法没有回答?

• 在没有必要的信息的情况下，内部法律人员如何为工作选择合适的律所?
• 公司如何在无法获得事务结果实时数据的情况下淘汰表现较差的律师事务所呢?
• 另一方面，公司如何识别并更好地利用表现最好的公司?
• 如果没有办法方便地跟踪每家律师事务所的工作量，公司如何了解何时可以利用他们的关系来谈判一个更好的费率?

这些只是集中式事务管理软件解决方案回答的几个问题。

物质管理如何解决这些挑战

为什么物质管理，利用一个坚实的基于云的软件解决方案，是任何的基础元素有效的法律管理项目?

首先，合法的软件程序为组织带来即时价值(和ROI)。根据Hobson & Company进行的一项研究，拥有良好事务管理解决方案的公司看到投资回报率为7-10倍．获得的一些投资回报率仅仅是通过外部顾问提供的单一解决方案的更高效和更有效的管理。

此外，实现一个事项管理解决方案提供三个主要优点：

• 减少了开辟新业务的时间和精力。通过自动化的事项打开，使用模板和创建标准化流程，该软件减少了打开新事项所需的时间从60分钟到15分钟．
• 为所有事务建立一个中心位置。有了单一的真相来源，法律可以确保一个完整而准确的数据库，随后可以进行全面的分析，以识别趋势并主动降低风险。
• 主动管理成本。通过集中物质数据和提高对事物的可见性，法律团队可以更好地管理物质工作量和成本，节省1.5%每年对外法律支出。

这种解决方案为成本控制提供的见解是法律和IT决策者的主要吸引力，他们将事务管理/预算和账单列为最重要的法律分析的顶级用途。

同样的,31%的受访者到2018年律师技术资源联盟(CTRL)的调查雷竞技app官网下载正在使用法律事务管理系统，20%的受访者计划在12个月内采用。这些系统的首要问题管理用例是什么?60%的人会把它用作“预算资源”。雷竞技app官网下载

物质管理软件的其他好处

但是企业通过事务管理解决方案获得的好处并不仅限于支出管理。这里还有一些其他的例子最佳的法律事务管理软件可以奖励一个公司的法律部门:

• 提高终端用户的生产效率由于与其他系统的集成
• 减少时间用于生成、存储和引用法律文件
• 减少时间用于生成报告适用于商业用户
• 数字化、自动归档文档和过程资产的
• 自动通知减少了手动邮件的数量
• 更快的记录搜索流程
• 精简，更有效地分配工作跨资源最大化生雷竞技app官网下载产力
• 加强合作和成果整个法律团队
• 增强风险缓解，内置于最好的产品
• 改进的安全性和遵从性实践用于数据和文件处理

还有更多使用事项管理软件的理由吗?

使用物质管理软件(如Acuity ELM)的其他好处包括:

• 无缝集成．该软件可以与您现有的系统无缝集成，包括:
  • 金融
  • 人力资源和员工管理。
  • 内部文件管理。
• 数据转换:将组织的历史数据加载到站点中，可以让您的团队立即开始识别数据趋势。
• 通过工作流程提高效率。使用可配置的工作流，可以很容易地在事务级或全局级跟踪法律部门中工作的创建和批准过程。

通过集中您的事务管理，事务管理解决方案为您的组织提供了在整个公司范围内促进协作和生产力所需的工具。